Privacy Policy — Hey Nina

Nota per Marco (rimuovere prima di pubblicare): Hey Nina è al momento un progetto in fase di avvio, non ancora costituito come società (vedi guida sulla struttura societaria) — i campi contrassegnati con [DA COMPLETARE] vanno aggiornati con la ragione sociale, la P.IVA e la sede legale reali non appena disponibili, e questo testo va fatto rivedere da un professionista prima di andare live con clienti paganti e dati reali.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati è [DA COMPLETARE — ragione sociale, es. "Hey Nina S.r.l.s."], con sede legale in [DA COMPLETARE], P.IVA [DA COMPLETARE]. Per qualsiasi richiesta relativa ai tuoi dati personali puoi scrivere a info@heynina.it.

2. Quali dati raccogliamo

A seconda di come interagisci con Hey Nina, possiamo raccogliere:

Dati di registrazione e contatto: nome, cognome, email, telefono, nome e tipologia dell'attività, città, password (salvata in forma cifrata, mai in chiaro).
Dati delle chiamate gestite da Nina: numero di telefono del chiamante, trascrizione della conversazione, esito (es. appuntamento fissato), data e durata della chiamata. Le chiamate sono gestite da un'intelligenza artificiale che si dichiara sempre come tale — vedi la sezione dedicata sul sito.
Dati degli appuntamenti: nominativo del cliente finale, servizio richiesto, data e ora, sincronizzati con il calendario reale del titolare dell'attività (Google Calendar o, dove disponibile, Outlook Calendar).
Dati di fatturazione: gestiti direttamente dal nostro fornitore di pagamenti (Stripe) — non memorizziamo mai il numero completo della tua carta sui nostri sistemi.
Dati tecnici minimi: indirizzo IP e informazioni del browser raccolti automaticamente dal server per motivi di sicurezza e funzionamento del servizio (log tecnici).

Non trattiamo dati sanitari. Anche per i tipi di attività che in futuro potrebbero riguardare l'ambito medico/estetico, Nina è configurata per gestire solo dati amministrativi dell'appuntamento (tipo di visita, durata), mai informazioni sanitarie.

3. Perché li trattiamo

Finalità	Base giuridica
Fornire il servizio (rispondere alle chiamate, prendere appuntamenti, inviare riepiloghi)	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)
Gestire la registrazione, il login e l'account cliente	Esecuzione del contratto
Fatturazione e gestione dei pagamenti	Esecuzione del contratto / obbligo di legge
Rispondere a richieste via form contatti o email	Legittimo interesse a rispondere a chi ci scrive
Sicurezza dei sistemi, prevenzione di abusi	Legittimo interesse

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità comportamentale e non li vendiamo a terzi.

4. Con chi condividiamo i dati

Per far funzionare Nina ci appoggiamo ad alcuni fornitori tecnici, che trattano i dati solo per conto nostro e secondo le nostre istruzioni:

Retell AI — orchestrazione della conversazione vocale.
ElevenLabs — sintesi della voce di Nina.
Telnyx (e, in fase di transizione, Twilio) — instradamento delle chiamate telefoniche e dei messaggi WhatsApp.
Google — sincronizzazione con Google Calendar (solo se colleghi il tuo calendario), invio email tramite la nostra casella di posta.
Microsoft — sincronizzazione con Outlook Calendar (dove disponibile, solo se lo colleghi).
Stripe — gestione dei pagamenti e degli abbonamenti.
[DA COMPLETARE — fornitore di hosting] — hosting dei server su cui gira il servizio.

Con ciascuno di questi fornitori esiste (o va formalizzato, dove ancora mancante) un accordo che li vincola a trattare i dati solo per le finalità sopra indicate e con misure di sicurezza adeguate.

5. Trasferimento dei dati fuori dall'Unione Europea

Alcuni dei fornitori elencati sopra hanno sede (anche) fuori dall'Unione Europea. In questi casi il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o di altre garanzie equivalenti previste dal GDPR.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati per la durata del contratto con il cliente e per il tempo aggiuntivo richiesto da obblighi fiscali e contabili. Le trascrizioni delle chiamate sono conservate per [DA COMPLETARE — es. 24 mesi] dalla data della chiamata, salvo termini diversi richiesti dalla legge. Alla cessazione del rapporto, i dati non soggetti a obbligo di conservazione vengono cancellati entro un termine ragionevole.

7. I tuoi diritti

In qualsiasi momento puoi chiederci di:

accedere ai dati che abbiamo su di te;
correggerli se sono sbagliati o incompleti;
cancellarli, dove non ci sia un obbligo di legge che ce lo impedisca;
limitarne o opporti al trattamento;
riceverli in un formato strutturato e trasferibile (portabilità).

Per esercitare questi diritti scrivi a info@heynina.it. Se ritieni che il trattamento violi la normativa, hai sempre diritto a presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

8. Sicurezza

I dati viaggiano cifrati (HTTPS) e sono conservati su infrastrutture con accesso limitato al solo personale autorizzato. Le password sono sempre salvate in forma cifrata, mai in chiaro.

9. Minori

Hey Nina è un servizio pensato per attività commerciali e non è rivolto a minori di 18 anni.

10. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa pagina nel tempo, ad esempio quando aggiungiamo nuove funzionalità o cambiamo fornitore. La data in cima alla pagina indica l'ultimo aggiornamento.

11. Contatti

Per qualunque domanda su questa informativa: info@heynina.it.